Task Area 6: Participation and Steering

TA6 not only establishes the foundation for the collaborative work in the consortium – including handling administration, building the internal consortial infrastructure and setting policies – but also provides the space and structures for an overarching layer to foster synergies and collaborative efforts, enable open knowledge exchange, encourage participatory decisionmaking, maintain relationships with our community and with other consortia and coordinate joint contributions to the NFDI and the community.


Measures

This measure secures a) the formal integration of the community, b) the structural integrity of the consortium and c) its operational sustainability, including its research data infrastructure and services. The community beyond the governance bodies is integrated through formal procedures developed by the 4MCO and monitored jointly with the community, including proposals, partnerships, decision-making and collaborations advancing or complementing 4Memory’s work programme. For collaborations arising in the first project phase, parts of the budget are reserved in an incubator fund for which awarding procedures are established. The community has key roles in ongoing needs assessment. To enable participatory yet efficient steering, the spokespersons are continuously involved in all strategic issues through formally defined, transparent decision-making processes that are both documented and communicated within the consortium. A dedicated task on policy development – including compliance management – will lead to standardised workflows and fewer case-by-case analyses and will ensure crucial steps towards greater equality and inclusion. The sustainable operational model for the 4Memory consortium is a framework of different models, reflecting the various services and hosting institutions. Sustainable operational models for services derived from research projects such as data collections without institutional curation are also included, as this was a direct need expressed by the community in our problem stories. The operational framework also forms an essential part of the consortial quality assurance.
Academic coordination facilitates collaboration among the TAs and initiates interactions among the consortial members, ensuring technical, organisational and social interoperability. The scope of coordinating activities includes teamwork within the consortium and the community, crossconsortial co-operations within the NFDI, contributions to and benefits from cross-cutting topics and networking on a global level through liaisons, joint projects and knowledge exchange with international partners. A dedicated task on technical coordination ensures the interoperability and assessment of services on the technological level. The need for legal expertise, frequently expressed in several problem stories we received, is addressed in a dedicated task.
The administration of 4Memory aims for a professional management and a comprehensive service portfolio that will allow the operational staff to efficiently conduct the work programme and provide the (co-)spokespersons with effective, trustworthy and accountable workflows. The dedicated position of the FO enables the 4MCO to set up a reliable and responsive financial management. The most important events of the consortium as a whole – the annual community meeting and the advisory board – are centrally supported and reflected in the budget of direct costs. The professional project management expertise at the 4MCO eases controlling and enables change management. A state-of-the-art, cloud-based project information and communication infrastructure meets needs for digital tools in day-to-day work while enabling a secure data and information flow. As a matter of course, 4Memory sets high standards for its own data management and documentation. Future ideas are administratively supported: centralised monitoring of calls and funding opportunities will initiate collaborations on joint project proposals.
4Memory’s communication and community management activities will form a liaison with the community through meaningful outreach and valuable inreach. Their guiding aims are establishing a level playing field for two-way communication and treating every request from the community as a chance to support and advance historical research. The establishment of an internal and external single point of contact – both technically and in the person of the MD – enables clear, consistent communication. Through organisational workflows digital tools, the Officers of the 4MCO jointly ensure constant information flows. These workflows, in addition to multi-channel, community-oriented communication management, form the core of the communication strategy. Apart from the 4MCO, many participants will serve as community agents embedded in their respective (sub-)communities, thus multiplying 4Memory’s reach and ensuring appropriate information flow and filtering. Public activities focus both on inreach and outreach, offering both information to and input from the community. The 4Memory webportal is envisioned as a knowledge base and guidebook for the community. The publications emerging from 4Memory – including papers, datasets and software – are subject to an quality management and review process supervised by the Editorial Board.

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Task Area Coordination Team

Prof. Dr. Johannes Paulmann (Leibniz-Institut für Europäische Geschichte, Mainz): 4memory@ieg-mainz.de

PD Dr. John Carter Wood (Leibniz-Institut für Europäische Geschichte, Mainz): 4memory@ieg-mainz.de

Thorsten Wübbena (Leibniz-Institut für Europäische Geschichte, Mainz: wuebbena@ieg-mainz.de

Fabian Cremer (Leibniz-Institut für Europäische Geschichte, Mainz: cremer@ieg-mainz.de